Hoe maak ik mijn bedrijfsarchief digitaal?

Geplaatst op 21 oktober 2019

Tegenwoordig is alles digitaal of ze zijn er mee bezig het digitaal te maken. Ben je veel tijd kwijt met het zoeken naar documenten in je fysieke archief, waarom laat je het dan niet digitaal maken? Het is werkelijk een hele verbetering! In deze blog nemen we je mee langs de verschillende voordelen van digitalisering van je archief.

Wat zijn de voordelen van een digitaal archief?

Het is tegenwoordig heel goed mogelijk om digitaal te werken op de zaak en dat scheelt veel tijd. Dit heeft verschillende voordelen:

• Een externe partij kan je fysieke archief digitaliseren met de meest geavanceerd software. Deze software is bijzonder krachtig en weet ook direct de digitale documenten doorzoekbaar te maken. Juist deze zoekfunctie zorgt voor een snellere workflow binnen je bedrijf. Nu kunnen ook meerdere mensen werken met hetzelfde document en ze hoeven niet naar het archief te lopen. (dat scheelt wel weer wat beweging, dus misschien is het goed om een gym in je bedrijf in te richten).
• Door je archief digitaal te maken, kun je er ook een back-up van maken. Dit laatste wil zeggen, dat je van je totale archief een kopie kan maken en deze opslaan op een server buiten je bedrijf. Wanneer er iets met je fysieke archief gebeurt, bijvoorbeeld een overstroming of een brand, dan is de back-up veilig. Wanneer je digitale archief crashed, dan heb je een kopie van je archief digitaal op een externe server staan van het bedrijf dat je de archievering toevertrouwt. Er zijn bedrijven die je deze service bieden.
• Verschillende soorten media kunnen worden gedigitaliseerd. Of het nu gaat over papier, microfilm of oude digitale media als floppydisks en diskettes, een gespecialiseerd bedrijf kan het allemaal voor je digitaliseren. Een schitterende manier om materiaal veilig te stellen en open te stellen voor het publiek. Filmmateriaal met een historisch onderwerp kan bijvoorbeeld heel interessant zijn.

Wet en regelgeving

We hebben een nieuwe wet voor de bescherming van persoonsgegevens gekregen en dat betekent dat je archief gedigitaliseerd moet worden op basis van de regels die in deze wet gesteld zijn. Een gedegen bedrijf zorgt ervoor dat het helemaal in lijn gebeurd met deze wet. We raden je dan ook aan om te gaan voor een bedrijf dat duidelijk deze regels kent en toepast.

Conclusie

Je fysieke archief laten digitaliseren brengt veel voordelen met zich mee en zal je workflow versnellen. Daarbij is het een stuk veiliger om je gegevens digitaal op te slaan, zo zul je geen belangrijke gegevens kwijt raken. Het is natuurlijk wel belangrijk om je archief om de zoveel tijd als back-up naar de externe server te sturen.